Secretarial Studies

Name: Secretarial Studies
ISBN: 9787301164990

姜爽 / 赵莹Peking University Press · ChinaAug 2025

3.4

Word count: 133K words
Chapters: 337
ISBN: 9787301164990

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Summary

Adhering to the principles of combining systematicity with comprehensiveness, practicality with operability, and scientific rigor with advancement, this book introduces readers to the secretary, secretarial institutions, the qualities of a secretary, routine secretarial affairs, secretarial research and information work, secretarial document work, and secretarial meeting affairs. It is supplemented by numerous typical cases, aiming in teaching to cultivate students’ ability to think independently and act in practice, so that they can master the theoretical knowledge and skill standards of secretarial work.

Editor's review

This book covers such main topics as the secretary, secretarial institutions, the qualities of a secretary, routine affairs, research and information, documents, and meetings. It balances systematic coverage with comprehensiveness, emphasizes practicality and operability, and combines scientific rigor with advanced content. A notable feature is the extensive use of typical cases, which place the theoretical knowledge and skill standards of the position in concrete situations, making it easy to train thinking and practical skills in teaching. For students in secretarial studies, administrative management, and related fields, it can serve as a reference for course learning and skills training; for practitioners who have just entered secretarial positions, the cases can also be used to compare with their own workflows and fill gaps. Readers should not merely memorize conclusions but should use the cases for situational reasoning, linking modules such as documents, meetings, and research into a complete workflow.

Who it's for

A good fit for

Students in secretarial studies, administrative management, Chinese, and related majors using the book alongside courses in secretarial practice
Newcomers who have just begun secretarial or administrative assistant work and need a systematic review of position workflows
Teachers responsible for secretarial training or instruction looking for cases and skills-training materials
Grassroots office staff seeking to improve the standardization of routine affairs, documents, and meetings

Not a good fit for

Readers seeking monographs on high-level strategic management or leadership; this book focuses on secretarial practice
Readers who want only light workplace stories and are unwilling to engage with standardized procedures and case analysis
Senior practitioners with extensive secretarial experience who are looking only for cutting-edge digital office topics

Reading tips

Read the table of contents first and make a reading plan by module: secretarial qualities, routine affairs, research and information, documents, and meetings.
For each case, first write down your own approach, then compare it with the book's method and note differences and points for improvement.
Compare the chapters on documents, meetings, and research with your own work checklist and compile an actionable position workflow chart.
Course learners can conduct case simulations in small groups, with members playing the secretary and related parties, followed by a debriefing.

About the publisher

Peking University Press China · Founded in 1979

Peking University Press is a comprehensive university press whose publishing areas cover classical literature, popular science, social culture, world history, Western philosophy, and culture. Its catalogue contains 6,031 titles, with representative books including A Dream of Red Mansions, Relativity: The Special and General Theory (15th Edition) (with Einstein's classic papers on unified field theory and other topics), Elements, Conics, The Aristocratic Families of the Eastern Jin, The Philosophy of Mythology (Volume I), The Philosophy of Mythology (Volume II), and The Origin of Continents and Oceans. Representative authors include Cao Xueqin, Zhou Ruchang, Albert Einstein, Euclid, Apollonius, Tian Yuqing, Schelling, and Xian Gang. The press has developed distinctive strengths in classical Chinese literature and in the translation of Western philosophical classics, while also covering scientific classics and social and cultural studies. As public information is limited, this description is based only on the books in the catalogue and offers no further extrapolation.

版权信息
总序
前言
第一章秘书
第一节秘书
一、秘书的涵义
（一）中国古代“秘书”概念的流变
（二）国外对“秘书”概念的界定
（三）当前我国对“秘书”的定义
二、秘书的类型
（一）纵向分类
（二）横向分类
三、我国秘书的职业化进程
四、秘书的职业特征
（一）服务对象多元化
（二）业务工作专业化
（三）工作手段现代化
（四）商务秘书女性化
（五）资格认证制度化
第二节秘书学
一、秘书学的涵义
（一）秘书学的定义
（二）秘书学的研究领域
二、秘书学的性质
（一）理论的应用性
（二）知识的综合性
（三）工作的政治性
（四）学科的群体性
三、秘书学的研究对象
（一）秘书人员
（二）秘书工作
（三）秘书方法
（四）领导意图
（五）秘书环境
四、秘书学与相关学科的关系
（一）秘书学与管理学的关系
（二）秘书学与行政学的关系
（三）秘书学与领导科学的关系
（四）秘书学与文书学的关系
（五）秘书学与档案学的关系
（六）秘书学与信息学的关系
（七）秘书学与写作学的关系
第三节秘书工作
一、秘书工作的涵义
二、秘书工作的内容
（一）政务性工作
（二）业务性工作
（三）事务性工作
三、秘书工作的特点
（一）政治性
（二）辅助性
（三）综合性
（四）机要性
（五）事务性
（六）被动性
四、秘书工作的作用
（一）参谋、助手作用
（二）枢纽作用
（三）协调作用
（四）耳目作用
（五）门面作用
五、秘书工作的原则
（一）保密原则
（二）准确原则
（三）迅速原则
（四）实事求是的原则
六、秘书工作的方法
（一）秘书工作的基本方法
（二）秘书工作的常规方法
第二章秘书机构
第一节秘书机构的设置
一、现代秘书机构
（一）我国的秘书机构
（二）国外秘书机构
二、秘书机构的设置原则
（一）适应性原则
（二）精简原则
（三）高效原则
（四）相对稳定原则
三、秘书机构的运行机制
（一）内在并行性
（二）自我平衡性
（三）组织有序性
第二节秘书的工作职能
一、秘书的辅助管理职能
（一）秘书作为领导的参谋和助手，不仅要充当领导的“耳目”，向领导提供有价值的信息，而且要为领导者有效获取并利用信息进行适
（二）秘书辅助决策
（三）辅助督促检查
（四）辅助协调
二、秘书的综合服务职能
（一）秘书“办文”服务事务
（二）秘书“办会”服务事务
（三）秘书“办事”服务事务
第三章秘书的素质
第一节秘书的职业道德
一、秘书职业道德修养的涵义
二、秘书职业道德修养的内容
（一）爱岗敬业、任劳任怨
（二）尊重领导、主动服务
（三）遵纪守法、严守机密
（四）团结合作、廉洁奉公
（五）谨行尚实、善于学习
三、加强秘书职业道德修养的途径
5.学会慎独、提高修养
四、秘书的职业礼仪
（一）秘书礼仪的基本理念
（二）秘书礼仪的主要内容
（三）秘书的仪表
（四）秘书的行为举止
（五）秘书的沟通技巧
第二节秘书的智能结构
一、秘书的知识结构
（一）秘书工作必备的基础知识
（二）秘书工作必备的专业知识
（三）秘书应具备的相关知识
二、秘书的能力结构
（一）表达能力
（二）办事能力
（三）组织管理能力
（四）社交能力
（五）实际操作能力
（六）危机处理能力
第三节秘书的气质个性
一、秘书的心理素质
（一）秘书的性格
（二）秘书的兴趣
（三）秘书的意志
（四）秘书的气质
（五）秘书的情感
二、秘书的心理健康
（一）秘书应如何克服焦虑的心理障碍
（二）秘书如何在工作中保持心理健康
第四章秘书的日常事务工作
第一节办公环境管理
一、办公环境概述
二、办公环境的优化
（一）办公区的选址与设计
（二）选择合理的办公模式
（三）保持办公环境的整洁有序
第二节办公环境的安全维护
一、维护办公环境安全的重要性
二、办公环境安全的分类
（一）房屋、设备的安全
（二）信息的安全
三、正确处理突发事件
第三节电函印信的处理
一、电话接挂的程序与方法
（一）接听电话
（二）拨打电话
（三）接打电话的礼仪
二、邮件的收发与处理
（一）邮件的收取
（二）邮件的寄发
三、印章的管理与使用
（一）印章的保管
（二）印章的使用程序和方法
第四节办公接待工作
一、接待工作类型
二、接待工作程序
（一）制订接待计划
（二）开展接待工作
（三）善后总结工作
三、接待礼仪
（一）亲切迎客
（二）热忱待客
（三）礼貌送客
第五节值班保密工作
一、值班工作
（一）值班工作的主要任务
（二）值班工作的要求
（三）值班安排表的制作
（四）值班工作记录表的制作
（五）交接班
二、保密工作
（一）保密工作的含义
（二）秘书保密工作的要求
（三）常见的秘书保密工作
（四）文件保密工作
（五）计算机保密工作
第六节办公时间效率的管理
一、有效管理时间的方法
（一）时间管理
（二）有效的时间管理
（三）有效管理时间的方法
二、上司的日程安排
（一）上司的日常工作安排
（二）上司的调研活动安排
（三）上司的旅行安排
第五章秘书的调研与信息工作
第一节秘书的调查研究工作
一、调查研究的含义
二、秘书调查研究工作的特点
（一）一致性
（二）经常性
（三）广泛性
三、秘书调查研究的作用
（一）调查研究是秘书人员帮助领导更好地决策和管理的前提
（二）调查研究是秘书人员完成好各项工作的基础
（三）调查研究是提高秘书人员的工作能力和综合素质的必要途径
四、调查研究的方法
（一）实地观察法
（二）个别访谈法
（三）座谈调查法
（四）问卷调查法
（五）通信调查法
（六）网络调查法
五、调查研究的程序和步骤
（一）调查准备阶段
（二）调查实施阶段
（三）研究表述阶段
第二节秘书的信息处理工作
一、秘书信息工作的含义和作用
（一）秘书信息工作的含义
（二）秘书信息工作的作用
二、秘书收集信息的内容和方法
（一）信息收集的内容
（二）信息收集的主要方法
三、秘书对信息的处理
（一）处理信息的原则
（二）信息处理过程的具体环节
第六章秘书的文书与档案工作
第一节秘书的文书工作
一、文书处理
（一）发文的处理程序
（二）收文的处理程序
二、文书的整理归档
（一）文书整理归档的基本原则
（二）文书整理归档的范围
（三）文书整理归档的几点说明
三、电子文件的收集与整理
（一）电子文件的收集范围
（二）电子文件的收集积累的方法
（三）电子文件的整理
第二节秘书的档案工作
一、档案工作的基本内容
（一）档案的收集
（二）档案的整理
（三）档案的鉴定
（四）档案的保管
（五）档案的检索
（六）档案的编研
（七）档案的提供利用
（八）档案的统计
二、档案工作的基本原则
（一）统一领导、分级管理档案工作
（二）维护档案的完整与安全
（三）便于社会各方面对档案的利用
三、档案工作的性质
（一）档案工作的信息性
（二）档案工作的管理性
（三）档案工作的科学性
（四）档案工作的服务性
（五）档案工作的政治性
（六）档案工作的机要性
四、归档电子文件的保管
（一）存放磁盘、磁带的介质库房要保持恒温、恒湿
（二）盘、带盒应放在安全可靠的地方
（三）使用、移动软磁盘要谨慎
（四）盘带应定期检查，定期清洁和定期复制
（五）要特别注意防止计算机病毒的侵袭
第七章秘书的会务工作
第一节会务工作概述
一、秘书会务工作
二、会议的构成要素
（一）会议名称
（二）会议时间
（三）会议地点
（四）会议参加者
（五）会议议题和议程
（六）会议的形式
（七）会议的文书
（八）会议的结果
三、会议的种类
（一）按照会议的规模划分
（二）按照会议召开的时间划分
（三）按照会议的性质划分
（四）按照会议的目的划分
（五）按照会议的方式划分
第二节会前筹备工作
一、明确会议内容
（一）确定会议议题
（二）确定会议名称
（三）确定会议时间
（四）确定与会人员
（五）选择会议地点
二、制定会前文件
（一）制定会议议程
（二）制定会议日程
（三）制定会议程序
（四）编制会议方案
（五）完成会议通知
（六）制发会议请柬（邀请函）
三、准备会议用品
（一）制作会议证件
（二）准备会议用品
四、布置会议场地
（一）会场布局
（二）会场装饰
五、沟通会议信息
（一）与演讲者联系
（二）与参加者、来宾和代表沟通
（三）与主席沟通
（四）与新闻单位沟通
六、开展会前检查
（一）会前检查的内容
（二）检查会议地点的方法
第三节会间组织与服务
一、组织会议签到
二、监控会议进程
（一）会议关键节点的服务
（二）会议意外事情的处理
（三）会议进程的协助控制
三、做好会议记录
（一）会议记录的概念
（二）会议记录的特点
（三）会议记录的类型
（四）会议记录的结构与写法
四、编写会议简报
（一）会议简报的形式
（二）会议简报的结构与写法
第四节会议的善后处理
一、会后事务工作
（一）安排与会者离会
（二）清理会议现场
（三）整理会议档案
（四）总结会务工作
（五）落实会议决议
二、会后文字工作
（一）清理会议文件
（二）起草会议汇报材料
（三）编写会议纪要
三、会后评估工作
（一）设计评估表
（二）设计调查表
（三）设计评估内容
（四）提出改进建议
参考文献

FAQ

Is this book suitable for students with no secretarial work experience?

Yes. The book starts from basic content such as the secretary, secretarial institutions, and secretarial qualities, and is supplemented by a large number of typical cases, balancing theoretical knowledge with skill standards. Students can first gain an intuitive sense of workplace situations through the cases, then return to procedures and standards to understand the requirements. Reading alongside course progress and doing case simulation exercises will yield better results.

How do the cases in the book help with actual work?

The cases place secretarial routine affairs, research and information, documents, meetings, and other work in concrete situations, making it easy for readers to practice thinking and operational judgment. In actual work, cases can serve as comparison samples: first analyze the approach in the case, then compare it with your own workflow to find gaps. Note that cases are training materials; specific operations should still follow your organization's regulations and actual conditions.

Do I need to read this book chapter by chapter in order?

Not strictly. For course learning, it is advisable to follow the textbook chapters and first build an overall framework of the secretarial position; for on-the-job improvement, you can skip around as needed—for example, read the document and meeting chapters first to solve immediate problems, then fill in research and information and routine affairs. Either way, it is best to link the modules into a complete workflow rather than memorizing isolated points.

Can this book serve as a reference for secretarial training?

Yes. The book emphasizes systematic coverage and comprehensiveness, practicality and operability, and is supplemented by typical cases, making it suitable for cultivating thinking and practical skills in teaching. For training, exercises can be designed around modules such as secretarial qualities, routine affairs, documents, and meetings, having trainees first make case judgments and then compare them with the explanations. Specific training arrangements should still be adjusted to the organization's actual situation and trainees' foundations.

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About the author

姜爽 Author · China

Jiang Shuang is a Chinese author. Available public sources do not record his or her dates of birth and death or detailed biographical information, so verifiable material remains limited. Judging from the works held in the collection, Jiang Shuang's writing centers on the professional field of secretarial studies, including Secretarial Studies and its revised edition Secretarial Studies (Third Edition). These works address the basic theories, practical standards and professional skills of secretarial work and serve the needs of management teaching and related exam preparation. Overall, Jiang Shuang's writings tend toward textbooks and practical guides, with a clear structure and an emphasis on operation, aimed at university students in relevant majors and practitioners in secretarial posts. Because public information is limited, the author's personal experience, positions and academic background await further supplementation; readers may approach the works themselves to understand Jiang Shuang's editorial orientation and focus within secretarial studies.

赵莹 Author

Zhao Ying is an author about whom limited public information is available. Judging from the eight works held in the collection, her writing and editorial work spans art, management, and politics. In the field of art, she has authored hand-drawing tutorials in watercolor and colored pencil, such as Watercolor Basics: A Self-Study Tutorial for Watercolor Beginners, From Beginner to Master: Fresh and Delicate Watercolor Hand-Drawn Illustrations, and 100 Watercolor Techniques in One Book. These books target complete beginners, emphasizing step-by-step breakdowns and technique demonstrations in a fresh, practical style. In management, she compiled Documents and Archives Management and Secretarial Science, both focused on practical operations. She has also worked on political subjects, including The Party's Publishing Stories. Overall, her works center on introductory teaching and practical knowledge, serving the learning needs of different readerships.